グループウェアとは？基本機能やメリット、選び方をわかりやすく解説

社内の業務やコミュニケーションツールとして「グループウェア」の導入を考え始めたものの、実態がわからずに悩んでいる企業もあるかと思います。そこで本記事では、グループウェアについて徹底解説。そもそもグループウェアとは何なのか、メリットやデメリット、おすすめのツールなどもご紹介します。

グループウェアとは？

グループウェアとは、組織が業務を行うにあたって、コミュニケーションを円滑にしたり、業務効率化を図ったりできるソフトウェアのことです。チャット機能やスケジュール管理機能、ワークフロー機能など業務をスムーズに進めるための機能が揃っています。

クラウド型とオンプレミス型の2種類ある

グループウェアは、大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分かれます。

クラウド型は、ベンダーが用意したソフトをインターネット上で利用する方法です。クラウド上でやりとりできるため情報の共有や更新がスムーズなどのメリットがあります。

対するオンプレミス型とは、自社で用意したサーバーの中にグループウェアのソフトをインストールする方法です。オフライン利用ができる、カスタマイズ性が高いなどのメリットがあります。

グループウェアの基本機能一覧

続いて、グループウェアの基本機能を見ていきましょう。

チャット機能

SNSのダイレクトメッセージのように「チャット」で会話できる機能です。1対1でのチャット以外にもグループ単位でのやり取りも可能。チャット機能の延長でオンライン会議ができるグループウェアもあります。

スケジュール管理機能

業務のスケジュールを管理できる機能です。プロジェクト全体の進行や、メンバー全員のスケジュールを管理・把握できます。クラウド型のグループウェアであればスマホで閲覧できるため、外出中でもスケジュールを確認・追加可能です。

予約機能

グループウェア上で、会議室などオフィス設備の予約ができる機能です。会議室の空き状況を一目で把握できたり、予約した会議をスケジュールに自動追加できたりします。打ち合わせを忘れるリスクの軽減やダブルブッキングの防止につながります。

オンラインストレージ機能

業務にかかわる資料や写真、動画などのファイルを保存・共有できる機能です。メールでは送信が難しい大容量のファイルを共有できたり、検索機能によってファイルを簡単に探し出せたりといったメリットがあります。

ワークフロー機能

申請書や稟議書、請求書といった書類の作成・承認・決済などが行える機能です。システム内で一連のワークフローを完結できるため、書類を手渡しして承認をもらったり、サインをしてもらったりする必要がなくなります。

企業がグループウェアを導入するメリット

便利な機能が多く揃っているグループウェア。企業のグループウェア導入には、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここで詳しく解説します。

情報共有や社内コミュニケーションが円滑になる

チャットやビデオ会議で話し合ったり、ファイルを共有できたりと、社員はグループウェア上でさまざまな情報を共有できるように。オンタイムでの情報共有が可能となるため、電話やメールと比べて業務効率アップや社内コミュニケーション活性化が期待できます。

テレワーク環境でも滞りなく働ける

PCやスマートフォン上で業務のやり取りが可能となります。打ち合わせや稟議の承認、書類管理など今までオフラインで行っていた業務をオンライン化できます。

コロナ禍で導入が増えた「テレワーク」や、社員が自由な時間に働ける「フレックスタイム」などの環境下でも滞りなく働けるでしょう。

稟議や報告業務のスピードが上がる

プロジェクトを進めるにあたって「稟議」に時間を要する企業は少なくないでしょう。グループウェアを導入すれば、ワークフロー機能によって稟議書の作成・承認をシステム上で完結できるようになります。

また、日報や週報などの報告業務もシステム上で行えるため時間が短縮され、社員の負担軽減にもつながるでしょう。

企業がグループウェアを導入するデメリット

グループウェアにはメリットが多い反面、デメリットもあります。特に次の2つには注意しましょう。

すぐ社内に浸透するとは限らない

グループウェアを導入しても、すぐに社内に浸透するとは限りません。新しいシステムの導入に抵抗のある社員も出てくる可能性もあります。

導入が決まったら、なぜグループウェアを導入するのか、導入によって何のメリットを享受できるのかなど、社員に説明する場を設けましょう。定着させるためには、グループウェアの使い方講座など社内教育の時間もしっかりと割くことが大切です。

サービス導入にコストがかかる

グループウェアには便利な機能が多い一方で、システム導入にコストがかかります。

システムによって価格帯や料金体系は異なりますが、たとえば初期費用が数万円、1ユーザーあたり数百円～数千円など。ユーザー数に関係なく月額数万円、といったシステムもあります。

決して安価ではないコストが発生するため、導入にはある程度の予算を見積もっておきましょう。

おすすめのグループウェア5選

グループウェアの機能やメリット、デメリットをお伝えしました。ここでは、実際にどのようなグループウェアがあるのかイメージを掴んでもらうために、おすすめのシステムをご紹介します。

Google Workspace

画像引用：Google Workspace

Google Workspaceのおすすめポイント

• ブラウザやデバイスに関係なく利用できる
• Googleのさまざまなサービスと連携できる
• クラウド型だがセキュリティ体制も万全に整っている

Google Workspaceは、Googleが運営するグループウェアです。クラウド型のツールで、ブラウザやデバイスに関係なく利用できます。

同ツールでは、Googleのさまざまなサービスと連携可能。GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleカレンダーでのスケジュール共有・管理も可能です。

クラウド型ながらもセキュリティ対策は万全。専任のセキュリティチームによって管理されている上に、シングルサイトオンや2段階認証などの対策がされています。

Google Workspaceの概要・価格感

サイボウズOffice

画像引用：サイボウズOffice

サイボウズOfficeのおすすめポイント

• 最低5ユーザーから利用できる
• PCやスマホ、タブレットなどさまざまなデバイスで使える
• トップページを自由にカスタマイズできる

サイボウズOfficeは、サイボウズ株式会社が運営するクラウド版のグループウェアです。最低5ユーザーから利用できる中小企業向けのツールで、PCからスマホ、タブレットなどさまざまなデバイスで利用できます。

トップページは自由にカスタマイズ可能。見たい情報だけを表示できるため、PCやスマホツールに苦手意識のある従業員でも使いやすいです。

サイボウズOfficeの概要・価格感

Microsoft 365

画像引用：Microsoft 365

Microsoft 365のおすすめポイント

• Microsoft 365のサービスの一環として利用できる
• 常に最新の状態でシステムを使える
• コピペ防止やデータ紛失時の特定などもできる

Microsoft 365（旧Office 365）は、Microsoft社が提供するサブスクリプションサービスです。オフィスツールの「Word」や「Excel」のイメージがあると思いますが、グループウェアサービスも提供しています。

チャットからスケジュール管理、ビデオ会議など機能も充実。Microsoft側がクラウド上でバージョンアップを行うため、常に最新状態のシステムを利用できます。

セキュリティ面も安心。コピー&ペーストの防止や、万が一データを紛失した場合の特定も可能です。

Microsoft 365の概要・価格感

desknet's NEO

画像引用：desknet's NEO

desknet's NEOのおすすめポイント

• クラウド版とパッケージ版の2種類から選べる
• 中小企業から大企業までさまざまな規模で利用できる
• 基本機能のほかToDoリストやタイムカードなど便利な機能も多い

desknet's NEOは、株式会社ネオジャパンが運営しているグループウェアです。クラウド版とパッケージ版（オンプレミス）の2種類を提供しており、中小企業から大企業まで幅広い企業規模に対応しています。

スケジュール管理やワークフローなど基本機能のほか、ToDoリストやタイムカード、備品管理など便利な機能が多数揃っています。クラウド版であれば1ユーザー440円（税込み）から利用可能。コストを抑えたい方にもおすすめできます。

desknet's NEOの概要・価格感

iQube

画像引用：iQube

iQubeのおすすめポイント

• メッセージ機能やスケジュール機能など幅広い機能を用意している
• 最長1ヶ月間は無料で使える
• 初期設定代行や教育支援サービスも提供している

iQubeは、クラウド型のグループウェアです。メッセージ機能、スケジュール管理機能、ToDoリストなどさまざまな機能を搭載しています。

同ツールでは「1ヶ月無料プラン」も提供。最長1ヶ月間すべての機能を使える上に、10人分のID発行、100個までのコンテンツ登録ができるなどメリットが多いです。

初期設定を教えてくれるサービスや教育支援サービスも提供しているので、グループウェアが初めての企業にもおすすめできます。

iQubeの概要・価格感

グループウェアの失敗しない選び方

多くのグループウェアがある中で、どのシステムを選ぶべきか悩む方もいるでしょう。ここでは、グループウェアの失敗しない選び方をご紹介します。

自社の業務や働き方に適しているか

企業の業務や働き方によって選ぶべきグループウェアも異なります。たとえば、テレワークが浸透している場合、「専用アプリがあるか」を確認するなどです。

専用のアプリがあるとスマホでの確認作業がスムーズに進みます。そのほかにも従業員数が多い場合は、稟議承認や請求業務などに工数がかかるため、ワークフロー機能の操作性や充実度を見るなど、業務や働き方に適したグループウェアを選びましょう。

操作が簡単でわかりやすいか

グループウェアは「定着」させるのが難しいです。定着させる前提として、「使いやすいかどうか」も意識してみてください。せっかくグループウェアを導入したのに、従業員が使いこなせず離脱してしまうケースも少なくありません。

PCやスマートフォンでの業務が苦手な従業員でも簡単に操作できるか、インターフェースが見やすいかなどを基準にグループウェアを選びましょう。

セキュリティ性が担保されているか

グループウェアを選ぶ際は、セキュリティ性もしっかりと確認しておきましょう。当然、企業であれば従業員の個人情報や顧客情報、社外秘の情報を扱います。これらの情報漏洩は防がなければなりません。

セキュリティの観点からいえば、自社でインフラを構築する「オンプレミス型」のシステムがよいとされています。クラウド型でもセキュリティ対策は構築されていますが、マルウェア対策やSSL暗号化など、どのような対策がされているか確認することが大切です。

システム連携ができるか

グループウェアの連携性も重要なポイント。会計ソフトやSFA（営業支援システム）、勤怠管理システムなどと連携しているシステムもあります。連携することで、グループウェアの画面から外部システムに直接アクセスできるため効率的です。

【まとめ】グループウェアのメリットや選び方を紹介しました

グループウェアは、業務効率アップや社内コミュニケーション向上に役立つツールです。その一方で、導入コストや社内浸透までに時間がかかるなどの難点もあります。グループウェアを導入する際は、お伝えした「失敗しない選び方」をもとに、自社に合ったツールを選びましょう。