文書管理とは？重要性や効率化のポイント、導入のメリットを解説
書類が増えすぎて探す手間がかかるなど、文書管理に煩わしさを感じている企業担当者もいるかと思います。そこで本記事では、企業における文書管理の重要性や効率化のポイントをご紹介。文書管理システムのメリットや導入に失敗しないコツもお伝えしています。
文書管理とは？
文書管理とは、企業が業務に関する情報を文書で管理すること。契約書や請求書、顧客情報、従業員の個人情報、財務諸表などさまざまな情報が含まれます。日々の業務の効率化や、企業のコンプライアンス保守においても適切な文書管理は重要です。
文書管理の重要性
文書管理は、企業にとっての「業務効率化」と「コンプライアンス強化」の2つの意味で重要です。まずは、文書を見つけやすい場所に保管することでの業務効率化。探す手間が省けるため業務のロスが減り、コア業務に集中できるでしょう。また、文書を鍵のかかった場所に保管するなどセキュリティ対策を施せば、コンプライアンス強化にもつながります。
適切な文書管理を行うポイント
続いて、適切な文書管理を行うには、どのような点を意識するべきかお伝えします。以下のポイントを意識することで、文書管理の煩わしさも改善できるでしょう。
保存ではなく「保管」を意識する
文書管理では「保存」ではなく「保管」を意識しましょう。保存とは、普段使わない書類をそのままとっておくこと。対する保管は、使用頻度の高い書類を、いつでも取り出しやすい場所にキープすることです。書類の使用頻度や優先度に基づいて保管しましょう。
保管期間のルールを定める
文書をいつまで保管するのかのルールも決めておきましょう。期間を定めていないと書類が増え続け、やがて管理しきれない量になります。一定期間の経った書類はデータ化する、別の倉庫に移動させるなどルールを設定することで、管理の手間も改善されるでしょう。
文書管理システムを導入するのがおすすめ
文書管理の方法は「紙媒体」と「データ」の2種類がありますが、データの方が効率的です。しかし、大量の書類を1つ1つデータ化して書き出したり、ファイル化してカテゴリーに分けたりするのも大変かと思います。そこでおすすめしたいのが「文書管理システム」です。文書管理を効率的に行う機能が揃っています。
文書管理システムの基本機能
文書管理システムとは、文書を適切かつ効率的に管理するシステムのこと。次のような基本機能が備わっています。
- 文書のデータ（電子）化機能
- データ化した文書の検索機能
- データ変更ができるバージョン管理機能
- 期限切れ文書データの自動破棄機能
- 文書のやり取りを効率化できるワークフロー機能
文書をスキャンなどで読み取ってデータ化できる機能をはじめ、保存した文書の検索機能、文書データを変更できるバージョン機能などさまざま。
一定期間が過ぎたらデータを自動破棄できる機能も。また、稟議書など文書のやり取りをシステム上で行えるワークフロー機能も備わっています。
情報をクラウドで一元管理できるシステムも多いため、テレワークやフレックスタイムといった働き方にも対応可能です。
文書管理システムを導入するメリット
文書管理システムには便利な機能が多く備わっています。システム導入によってどのようなメリットを享受できるのか詳しく見ていきましょう。
知りたい情報をすぐに調べられる
システムの「検索機能」を使えば、知りたい情報をすぐに調べられます。たとえば、検索エンジンを使うのと同じように、特定のキーワードを入力するだけで文書の取り出しが可能です。キーワード以外にも、全文検索やタグ検索もできます。
情報の共有や承認がスムーズになる
文書をデータ化することで、メールやチャット上でやり取りが可能に。即座に知りたい情報を送信できるため共有がスムーズになります。また、ワークフロー機能によって稟議のプロセスも簡略化。デジタル上で稟議書を通せるため、業務効率の大幅アップが期待できます。
保管期間の過ぎたデータを自動破棄できる
文書管理システムには、データの自動破棄機能も備わっています。あらかじめ保管期間を設定することで、期間の過ぎた書類を自動破棄できるのです。紙媒体だと、意識的に破棄しなければ使わない書類が溜まる一方に。文書管理システムを使えば、使用頻度や優先度の高い書類だけを維持できます。
柔軟にセキュリティ対策ができる
データ管理ならではのセキュリティ対策が可能です。たとえば、特定の人だけがアクセスできる「アクセス権限」の設定や、データの変更履歴をたどれる「操作ログ」など。指定した人しか閲覧できない設定にするなど、文書の重要度に応じたセキュリティ対策が可能です。
ペーパーレス化で管理工数を削減できる
紙媒体だと、書類の保管場所や手動で出し入れしなければならないなど、管理工数がかかります。その点、文書管理システムは、すべての文書情報がコンピュータ上に保管されるため、誰でもすぐに必要な情報を取り出せます。ペーパーレス化によってオフィスの使用面積の削減、印刷コストの削減にもつながるでしょう。
テレワークにも柔軟に対応できる
文書管理システムには、クラウド上で文書のやり取りができるものも多いです。インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも閲覧・変更ができます。コロナ禍などで導入が進んだテレワークやフレックスタイムにも柔軟に対応できるでしょう。
文書管理システムを導入するデメリット
文書管理システムにはメリットが多い反面、デメリットもあります。特に以下の2つに気をつけましょう。
導入と運営のコストがかかる
文書管理システムには便利な機能が揃っていますが、その分システムに支払う初期費用や運用費用が発生します。たとえば、1ユーザーあたり月額数百円で利用可能、あるいは1ヶ月あたり数万円の固定額でユーザー数無制限など。システムによって料金形態はさまざまです。
文書をデータ化するのに時間がかかる
紙媒体の文書をデータ化するのに時間がかかるのも難点。1つ1つ文書をスキャンしなければならないため、膨大な紙媒体の文書を抱えている企業には負担となってしまうでしょう。優先度の高い文書から徐々にデータ化を進めるなど、従業員に負担をかけすぎない工夫が必要です。
文書管理システムの導入に失敗しないコツ
文書管理システムは、導入コストや定着までに労力がかかるもの。ここでは、システムの導入に失敗しないコツをご紹介します。
紙媒体の段階から文書の整理整頓をしておく
システムを導入する前に、文書を整理しておくことが大切です。紙媒体の時点で古い文書を処分したり、紙のまま残すべき文書とデータ化すべき文書を分けたり、わかりやすく整理しておきましょう。整理整頓されていれば、いざ文書管理システムを契約した際、導入がスムーズに進みます。
必要な機能だけを利用する
先ほどお伝えしたように、文書管理システムにはさまざまな機能が備わっています。どの機能も便利ですが、すべての機能を使おうとすれば、かえって教育コストや従業員の負担が増えてしまうでしょう。従業員に定着させるためにも、自社にとって必要な機能だけに絞ることが大切です。
社内共通の運用ルールを定める
業務効率アップやセキュリティ対策のためにも、文書管理システムの運用ルールが必要です。たとえば以下のようなルールがあげられます。
- 保管期間のマニュアルを作る
- 文書の変更や閲覧制限を取り決める
- データ化する文書、しない文書を区分する
文書によって重要度も異なるため、何の文書をどのくらい保管するのかマニュアルを作っておくのがおすすめ。文書データの変更や閲覧をどこまで許容するのかも取り決めておきましょう。また、企業によってはデータへの完全移行ではなく、紙媒体の文書も残したいところもあるはず。その場合、データ化する文書としない文書を区分しましょう。
【まとめ】文書管理のポイントやシステム導入のコツを紹介しました
企業において文書管理は、業務効率化やコンプライアンス強化のためにも重要です。しかし、紙媒体のまま管理し続けるのは、社内リソースの負担となってしまいます。
文書管理をさらに効率化するためには、システムの導入がおすすめです。データ化した文書を検索できたり、期限切れ文書を自動破棄できたりと、管理工数削減につながります。システム導入に失敗しないためにも、普段から文書の整理整頓を行い、社内の運用ルールを定めるなど対策を行いましょう。
