オフィス移転の流れやポイントを解説【チェックリスト付き】

オフィス移転を検討しているが、何から手をつけるべきか悩んでいる方もいるかと思います。そこで本記事では、オフィス移転の流れを徹底解説。旧オフィス退去から新オフィス構築、入居までに済ませておきたいチェックリストまで詳しくお伝えします。

オフィス移転の期間は？

オフィスを移転するためには、「旧オフィス退去」と「新オフィス構築」の2段階をクリアする必要があります。どのくらいの期間がかかるのでしょうか。

トータルで6ヶ月程度見ておく必要がある

オフィス移転の期間は企業規模によって異なりますが、大まかな目安として「6ヶ月」といわれています。まず初めに「オフィスの退去日」を決め、そこから逆算して新オフィスを作るために必要なスケジュールを組み込んでいくと計画が立てやすいです。

「旧オフィス退去」の具体的な流れ

旧オフィスを退去する際の具体的な流れを見ていきましょう。

旧オフィスの解約を予約する

オフィス移転が決まったら、まずは旧オフィスの解約予約をします。解約予約は、6ヶ月前を目安にテナントのオーナーや管理会社へ通知を行うのが一般的です。小さなオフィスの場合は、3ヶ月前の予約でもよいとするところもあります。敷金や委託金などの事情もあるので、事前に確認しておきましょう。

旧オフィスの原状回復工事を行う

解約が確定したら、原状回復工事（部屋を元々あった状態に戻すこと）を行いましょう。特約がないかぎり、工事は明け渡し日までに完了させます（民法で定められている）。原状回復工事は、基本的には業者に依頼します。業者については以下の項目を確認しておきましょう。

• オーナーや管理会社に「指定業者」があるか確認する
• 新オフィス移転2ヶ月前までに業者の発注は済ませる
• 見積もりを取ってもらい費用感を掴んでおく

原状回復工事では、オーナーや管理会社による「指定業者」がある場合も。指定業者がある場合は指示に従い、ない場合は自前で業者に依頼します。業者への発注は、遅くとも「移転2ヶ月前」までに済ませておきましょう。

また、オフィスによってどの程度の原状回復工事が必要か異なるので、事前に正確な見積もりを取ってもらうことが大切です。

「新オフィス構築」の具体的な流れ

続いて、新オフィス構築の具体的な流れを見ていきましょう。

新オフィスの物件を探す

まずはオフィスの物件探しです。旧オフィスの解約予約が済んだらすぐに新オフィス探しに入りましょう。複数オフィスの内覧を行い、最終的によいと思ったオフィスの契約まで進みます。物件を探す際は、以下のポイントを意識してみてください。

• 立地や最寄駅からの所要時間
• 主要な取引先からのアクセス
• 役所や銀行、飲食店など周囲の環境
• 賃料や共益費、保証金など入居にかかるコスト
• 電話回線や空調などのオフィス設備
• 駐車場やビルの使用可能時間

従業員のためにも、アクセスや周囲環境などが整っているオフィスを選びましょう。また、役所や銀行、設備など業務進行に便利なオフィスかどうかも重要です。移転予算と照らしあわせながら最適なオフィスを選びましょう。

レイアウトの計画を立てる

新オフィスが決定したら、続いてレイアウトの作成です。移転日の4〜5ヶ月前までに済ませます。オフィスレイアウトの作成では以下のポイントを意識しましょう。

• 部署に必要なスペースの洗い出し
• 会議室や応接室、在庫管理部屋などの配置
• 作業デスクやイスの配置
• オフィス全体の内装計画の策定
• オフィスに必要な設備の洗い出し

オフィスレイアウトでは、部署からの「ヒアリング」が重要です。各部署がオフィス環境についてどのようなニーズをもっているのか意見を聞くことが大切です。部署の意見を吸い上げながら、従業員にとって快適なオフィス設計を行いましょう。

また、レイアウトが確定した段階で内装工事の業者に見積もり依頼を出し、契約まで行っておくと進行がスムーズです。

オフィス家具や物品の選定・発注を行う

オフィスレイアウトが決まったら、次にオフィス家具や必要物品の選定・発注です。以下のポイントを意識しましょう。

• 新たに必要となる家具・OA機器の洗い出し
• 家具・OA機器の「購入」か「リース」の見極め
• 業者からの購入・リースの見積もり依頼
• 旧オフィスで廃棄する家具・物品の洗い出し

家具やOA機器は、購入ではなく「リース」した方がメリットのある場合も。予算や使用期間などを踏まえた上で自社にあった選択をしましょう。また、新オフィスだけでなく、旧オフィスで廃棄が必要な物品もリストアップしておいてください。

引っ越し業者の選定・打ち合わせを行う

続いて、引っ越し業者の選定です。一般向けの大手引っ越し業者や、オフィス移転に特化した業者など依頼先はさまざま。一般向けの大手でも「法人のオフィス移転プラン」を提供しているところもあります。

移転コストを抑えるには、複数業者に見積もりを出してもらうのがおすすめ。コストとサービス内容のバランスを見ながら、自社の目的にあった引っ越し業者を選びましょう。同時に、「廃棄物の引き取りも依頼できるか」も確認しておくとよいです。

内装工事に入る

次に、オフィスの内装工事に入ります。業者のスケジュールによりますが、遅くても1ヶ月前までには着工が始まります。基本的には業者に任せることになりますが、依頼時は以下のポイントを意識しましょう。

• 工事開始前のオフィスの状態を撮影（トラブル防止のため）
• 進行具合や図面通りに進んでいるか密にコミュニケーションを取る
• 追加費用の有無なども確認する
• 着工前に「消防法」に基づいた書類を管轄の消防署に提出する

業者とコミュニケーションを取りながら、工事がスケジュールや図面通りに進んでいるか確認しましょう。また、着工前には「防火対象物使用開始届出書」や「防火対象物工事等計画届出書」といった消防法に基づいた書類を提出する必要があります。

多くの場合は内装業者が代行してくれますが、自社と業者のどちらが提出するのか事前に確認しておきましょう。

移転当日に向けた作業を進める

引っ越し業者や内装工事の手続きが済んだら、あとは移転当日までの作業を進めます。当日までにやるべきことは多いです。特に以下の内容を押さえておきましょう。

• 住所や電話番号の変更手続き
• 住所や電話番号が記載されている書類の内容変更（社員証や請求書など）
• 取引先へのオフィス移転の連絡
• インフラ整備（電気や水道、通信など）
• ダンボールでの梱包作業
• PCのデータバックアップ
• 自社ホームページで移転について公開

いずれの項目も移転当日までには完了しているよう、余裕をもって作業を進めましょう。

オフィス移転のチェックリスト一覧

続いて、オフィス移転が決定した際のチェックリストをご紹介します。リストを参考にやることを確認しながら、スムーズに移転を進めましょう。

【旧オフィス退去のチェックリスト】

• オフィスの解約予約を行う
• 原状回復の条件を確認する
• 敷金や委託金が返金されるか確認する
• 原状回復工事の依頼を行う
• インフラの解約を行う（電気、水道、通信など）
• 引越し業者を決める

【新オフィス構築のチェックリスト】

• 新オフィス探し・内覧を行う
• 新オフィスの残存設備を確認する
• オフィス契約後にレイアウトを決める
• 家具・物品の購入やリースについて決める
• 内装工事を依頼する
• 防火法に基づいた書類を提出する

【新オフィスの入居当日までのチェックリスト】

• オフィス移転の担当メンバーを決める
• 移転マニュアルを作成する
• インフラを整備する（電気、水道、通信など）
• 従業員にオフィス移転の旨を伝える
• 取引先にオフィス移転の旨を伝える
• ホームページで住所変更の旨を伝える
• 各種書類の住所変更を行う
• 郵便局に移転届を提出する
• 法務局や税務署で移転・異動の申請を行う
• 労働基準監督署やハローワークで所在地変更などの手続きを行う

オフィス移転を効率的に進めるためのポイント

オフィス移転はプロセスが多く、労力がかかります。オフィス移転を効率的に進めるためにも、以下のポイントを意識しましょう。

移転担当メンバーを選出する

オフィス移転が決まったら、移転担当のプロジェクトメンバーを選出するのがおすすめ。誰かが中心になって話を進めなければ、計画も立てづらいです。

メンバーを中心に、新オフィスに求めることなどの「目標」を立て、スケジュールを決めます。移転では、オフィスの在庫移動やデスクの片付けなど、従業員に作業をお願いする場面も出てくるでしょう。そういった指示も移転担当メンバーが行います。

余裕をもったスケジュールを立てる

オフィス移転では、余裕をもったスケジュールを立てることが大切です。

「オフィス家具の発注が遅れたことで、入居日なのにデスクやイスが揃わない」「退去の業者依頼が遅れたため、直前になって入居と退去の作業で手が回らなくなる」「従業員への告知が遅れたため引っ越し作業が進まない」など、1つのプロセスが遅れると、後のプロセス全体が遅れてしまいます。業者への発注や依頼はもちろん、従業員への告知も重要です。当日までにそれぞれが準備を進められるよう、オフィス移転が決まったら早めに告知しましょう。

スムーズな移転を進めるためにも、余裕をもって1つ1つの予定を立てることが大切です。

オフィス移転自体をアウトソーシングする

オフィス移転を自前で行うのは時間と労力がかかります。移転があるためにコア業務に集中できなくなる可能性もあるでしょう。

そういった場合は、オフィス移転自体をアウトソーシングするのがおすすめ。オフィス移転全体のプランニングから実行まで、ワンストップで対応してくれる業者があります。

また、オフィス移転を伴走してくれるコンサルティング会社も。オフィス移転に使える社内リソースを考慮しながら、必要に応じてアウトソーシングするのがおすすめです。

【まとめ】オフィス移転の流れやポイントを紹介しました

オフィス移転は、退去と入居の手続きを行う必要があるためタスクも多くなります。移転をスムーズに進めるためにも、担当メンバーを選定し、余裕をもったスケジュールを立てることが大切です。社内リソースに負担をかけたくない場合は、オフィス移転をアウトソーシングしてもよいでしょう。