おすすめの文書管理システム23選｜選び方・導入メリットなどを紹介
企業内の文書の量が多くなってきたことで、文書を探す手間が増えている企業もいるのではないでしょうか。文書管理システムの導入を検討しており、おすすめのシステムを知りたいところかもしれません。
本記事では、用途別におすすめの文書管理システム、選ぶポイントなどを紹介します。自社にあう文書管理システムを導入するために、本記事をお役立てください。
文書管理システムとは
文書管理システムとは、電子帳票、電子文書の作成、閲覧、活用、保管、廃棄までの一連のライフサイクルを管理するシステムのことです。文書管理システムを導入することで、社内の文書を一元的に管理でき、必要な文書を探しやすくなります。
ファイルサーバーとの違い
社内の文書を管理する際に、ファイルサーバーを利用する企業も多いでしょう。ファイルサーバーは、データの保管・共有を目的にしたものです。一方で、文書管理システムはデータ管理を目的にしています。文書管理システムは、データの保管・共有はもちろん、作成、活用、検索など幅広い用途で活用可能です。
主な機能
文書管理システムにはさまざまな機能が搭載されています。代表的な機能は以下のとおりです。
- 文書登録、検索（文書の保存、作成、検索機能）
- バージョン管理（文書の変更履歴の記録）
- アクセス権設定（文書にアクセスできる人の制限）
- ライフサイクル管理（文書の作成から廃棄までの管理）
- セキュリティ（情報漏洩を防ぐ機能）
- ワークフロー（文書の申請・承認）
選定する文書管理システムによって、搭載されている機能が異なります。自社で利用する機能を明確にしてから、導入を進めましょう。
文書管理システムの必要性
文書管理システムは、以下のような理由から必要性が高まっています。
- ペーパーレス化
- 電子帳簿保存法の対応
- データ量増大における業務効率化
従来から申請・承認などは紙の書類で行うケースが多く、その都度ファイリングして書類を保管している企業が多いです。しかし紙の書類だと、量が膨大になるほど管理が難しく、必要な書類を探し出すのに手間がかかってしまいます。
そこでペーパーレス化を実現するために、文書管理システムの必要性が高まっています。ペーパーレス化をするにあたって、電子帳簿等保存やスキャナ保存、電子取引データ保存といった電子帳簿保存法への対応も必要。このように文書の適切な管理を行うために、文書管理システムが求められています。
ファイルサーバーでも文書を管理できますが、適切な管理をしていないと、データ量の増大に伴って探す手間がかかります。業務効率化を実現する際にも、文書管理システムが必要になります。
文書管理システムを選ぶ際のポイント
国内外にはさまざまな文書管理システムがあります。自社に適した文書管理システムを導入できるように、選定ポイントを把握しましょう。
導入目的に沿っているか
文書管理システムは、自社の導入目的を明確にし、それに沿うものを選定します。社内文書全般を管理したい、契約書を管理したいなど、企業ごとに文書管理システムを使う目的が異なるでしょう。目的にあうものを導入し、自社の課題を解決しやすくなります。
必要な機能が揃っているか
文書管理システムごとに搭載されている機能が異なるため、自社で利用したい機能が搭載されたシステムを選定しましょう。特に文書の登録・保管・検索といった最低限の機能は、どの文書管理システムにも搭載されています。しかし、ワークフロー機能は、文書管理システムによって、利用できない可能性があります。
セキュリティ要件を満たしているか
文書管理システムを選定する際は、企業のセキュリティ要件を満たしているか確認しましょう。システムによって、セキュリティ対策のレベルが異なります。
アクセス制限やログ管理などは、多くの文書管理システムに搭載されています。しかし悪意のある攻撃から保護する機能などは、文書管理システムによってはオプションであったり、そもそも搭載されていなかったりするでしょう。
どのような導入形態か
自社の導入形態を明確にして導入するシステムを選定しましょう。文書管理システムは、大きく分けて「オンプレミス」「クラウド」に分けられます。
オンプレミスは初期費用がかかるケースが多くなっていますが、カスタマイズ性に優れています。一方でクラウドは初期費用がかかるケースもありますが、月額料金のみで利用できるものもあります。しかし、クラウドは機能のカスタマイズがしづらい傾向です。
マルチデバイスに対応しているか
外出先や社外でも文書を管理したいなら、マルチデバイス対応のものを選定しましょう。文書管理システムの中には、パソコンやスマートフォンなどマルチデバイス対応のものがあります。
【社内文書全般】おすすめの文書管理システム14選
ここからは、社内文書全般の管理におすすめの文書管理システムを紹介していきます。社内文書全般に適した文書管理システムは以下のとおりです。
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システム名 |
おすすめポイント |
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MyQuick |
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invoiceAgent |
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楽々Document Plus |
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PATPOST |
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ASTRUX2.0 |
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DocuWorks |
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PROCENTER/C |
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knowledge |
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Fleekdrive |
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eValue V 2nd Edition ドキュメント管理 |
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TOKIUM 電子帳簿保存 |
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FileBlog |
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NotePM |
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SmartRead |
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MyQuick
※画像引用元：MyQuick
MyQuickのおすすめポイント
- 企業内のあらゆる文書の管理に対応
- 多機能検索で文書をスピーディに探せる
- 文書の期限管理で作業漏れを防げる
MyQuickは、インフォコム株式会社が提供する文書管理システムです。1993年の発売以降、約900社の企業への導入実績があります。
MyQuickは、契約書や研究報告書、マニュアル類、作業指示書といったあらゆるWordやExcel、PDFなどの文書ファイルの管理に対応しているのが特徴です。幅広い文書管理に対応しており、さまざまな業種・部署での利用に適しています。
また、多機能検索が充実しているのもポイントです。例えば、文書の分類や種別など属性項目を定義したまま文章データベースを作成でき、文書のツリー型のカテゴリーが自動作成されます。そのため、システム内の必要な書類をスムーズに見つけられるでしょう。
MyQuickは30日前、90日前のような期限日を知らせるアラートを自動的にメールに配信できます。管理者が文書の期限を確認する手間を減らしながら、作業漏れを防げます。
MyQuickの概要・実績・価格感
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会社名 |
インフォコム株式会社 |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
要問合せ |
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実績詳細 |
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invoiceAgent
※画像引用元：invoiceAgent
invoiceAgentのおすすめポイント
- 文書の自動取り込み・仕分けが可能
- インボイス制度対応の業務効率化
- 多言語の文書共有に対応
invoiceAgentは、ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する文書管理システムです。
invoiceAgentの特徴は、文書の自動取り込み・仕分けができる点です。他システムで出力された文書ファイルは、自動的にシステムに保存（アーカイブ）可能。文書の取り込みにかかる手間を最小限に抑えられるでしょう。
また、invoiceAgentでは受領した請求書が適格請求書か判定が可能です。インボイス制度対応に関する手間を削減でき、請求書の管理者の負担を最小限に抑えられます。
invoiceAgentは、日本語をはじめ英語、中国簡体字、中国繁体字、フランス語、チェコ語、タイ語、韓国語に対応しています。そのため、海外企業と取引する企業で活用しやすいでしょう。
invoiceAgentの概要・実績・価格感
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会社名 |
ウイングアーク１ｓｔ株式会社 |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
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実績詳細 |
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楽々Document Plus
※画像引用元：楽々Document Plus
楽々Document Plusのおすすめポイント
- ISO文書管理、電子帳簿保存法対応など業務の適用性が高い
- 豊富な文書管理機能で業務効率化をサポート
- 高い検索性能でスムーズに文書検索が可能
楽々Document Plusは、住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。豊富な導入実績があり、2023年2月時点で800社以上に導入されています。
楽々Document Plusの特徴は、ISO文書管理、電子帳簿保存法対応など業務の適用性が高いことです。幅広い用途での利用に適しており、企業の文書管理に関するあらゆる課題の解決が可能です。
楽々Document Plusは豊富な文書管理機能で業務効率化をサポートしてくれる点もポイントです。ワークフロー機能を標準搭載することで、ペーパーレスでの文書登録・承認・公開が可能です。また、複合機で電子化したファイルの自動登録も行えます。
また楽々Document Plusは、自然文検索や属性絞り込み、ビューワ表示などの高い検索性能を備えています。紙書類をスキャンしたデータも全文検索できるので、スムーズに必要な文書を探しやすいでしょう。
楽々Document Plusの概要・実績・価格感
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会社名 |
住友電工情報システム株式会社 |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
要問合せ |
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実績詳細 |
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PATPOST
※画像引用元：PATPOST
PATPOSTのおすすめポイント
- AI-OCRが自動で書類を分類
- 月額1,078円（税込）/IDからと低コストで導入が可能
- 税理士・会計事務所や取引先との文書共有
PATPOSTは、オリックス株式会社が提供する電子帳簿保存法対応のオンラインストレージです。
PATPOSTの特徴は、AIを使った書類の自動分類ができる点です。ストレージにアップロードされた書類は、全文がAI-OCR（※）で読み取り処理されます。AIが処理結果を自動で仕分け、項目抽出するので、文書管理者の入力の手間を省けます。
また、PATPOSTは月額1,078円（税込）/IDから利用できるのもポイントです。低コストで導入できるため、試しに導入してみたいケースでも活用しやすいでしょう。
PATPOSTは社内以外にも、税理士・会計事務所、取引先とリアルタイムでの文書共有が可能です。管理者がキャビネットごとに共有する相手を指定できるため、情報漏洩の対策にもつながるでしょう。
（※）OCR：紙媒体に印刷された文字・手書きの文字を読み取り、コンピューター上で利用可能な情報に変換する技術
PATPOSTの概要・実績・価格感
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会社名 |
オリックス株式会社 |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
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実績詳細 |
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ASTRUX2.0
※画像引用元：ASTRUX2.0
ASTRUX2.0のおすすめポイント
- さまざまなログイン連携で、スムーズにシステムへのアクセスが可能
- 豊富なセキュリティ対策機能で情報漏洩を防げる
- オプション製品による機能拡張で、大量データの一括登録や金融機関向け通達管理などが可能
ASTRUX2.0は、株式会社デジタルマトリックスが提供する文書管理システムです。大手企業をはじめ、中小企業、金融関連、官公庁など業種問わず1,000社以上で活用されています。
ASTRUX2.0の特徴は、さまざまなログイン連携ができる点です。例えば、簡易シングルサインオン機能を利用すると、ID・パスワードを入力せずに、システムにアクセスできます。さらに、AD（Active Directory）連携オプションを使うことで、システム上のユーザーやグループ管理をADに統合が可能です。
また、PDF文書・DocuWorks文書の持出制限機能やダウンロード参照禁止など、豊富なセキュリティ機能を備えている点もポイントです。これにより、企業の大切なデータの外部流出を防ぎやすくなります。
ASTRUX2.0は、文書管理システム以外にも、さまざまなオプション製品があるのも魅力です。例えば、グループ管理・ユーザー管理など大量データを一括登録する「ASTRUX OptionKit」や、金融機関向けの通達文書を管理するオプション製品などがあります。オプション製品を組み合わせることで、より業務効率化を図れるでしょう。
ASTRUX2.0の概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社デジタルマトリックス |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
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実績詳細 |
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DocuWorks
※画像引用元：DocuWorks
DocuWorksのおすすめポイント
- 電子文書・紙文書をまとめて管理
- オフィス内はもちろん、外出先・自宅でも文書の管理が可能
- 電子印を使用してワークフローを効率化
DocuWorksは、富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する文書管理システムです。
DocuWorksは、電子文書はもちろん、紙文書もまとめて一元管理できるのが特徴です。文書の管理、受け渡し、作成、外出先での活用など文書を扱う一連の業務をサポートしてくれます。さらに、複数のファイルをまとめたり、バラしたりできるため、用途ごとに文書を管理しやすくなります。
また、DocuWorksはクラウドとモバイル連携にも対応しているのがポイントです。オフィス内はもちろん、外出先・自宅でも文書を管理しやすくなります。
DocuWorksはスタンプ機能、電子印鑑、電子証明書などの機能を搭載しています。さらに外部の電子サインサービス連携も可能なため、ワークフロー業務の効率化を実現できるでしょう。
DocuWorksの概要・実績・価格感
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会社名 |
富士フイルムビジネスイノベーション株式会社 |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
【サブスクリプション】
【パッケージ（標準ライセンス）】
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実績詳細 |
要問合せ |
PROCENTER/C
※画像引用元：PROCENTER/C
PROCENTER/Cのおすすめポイント
- 社内・社外のビジネスパートナーと安全に文書共有が可能
- 保管期限を設定し不要文書を自動削除
- ファイルダウンロード時に暗号化し二次漏洩を防止
PROCENTER/Cは、NECソリューションイノベータ株式会社が提供する文書管理システムです。
PROCENTER/Cは企業間・部署間で安全に情報共有できる点が特徴です。分割データ転送機能では、回線環境が弱い場合でも大容量ファイルを転送しやすくなります。さらに、ファイル受領状況をリアルタイムで確認でき、ファイルの「送った」「みていない」といったトラブルを防げるでしょう。
PROCENTER/Cは、保管期限を設定し不要文書を自動削除できるのもポイントです。システム上から不要文書をなくすことで、情報漏洩リスクを抑えられるでしょう。
また、ファイルダウンロード時に暗号化するので、特定ユーザー以外はファイルを閲覧できません。そのため、データの二次漏洩を防止できます。
PROCENTER/Cの概要・実績・価格感
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会社名 |
NECソリューションイノベータ株式会社 |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
要問合せ |
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実績詳細 |
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knowledge
※画像引用元：knowledge
knowledgeのおすすめポイント
- オープンソースソフトウェアで無料で利用できる
- 簡単セットアップですぐに利用可能
- 通知機能で情報の見逃しを防げる
knowledgeは、オープンソース（ソースコードが公開されている）のソフトウェアです。他の文書管理システムとは異なり、無料でソフトウェアを導入して利用できます。欲しい機能を自分で追加でき、コストをかけずに文書管理を行いたい場合に適しています。
knowledgeはダウンロードしたファイルをサーバーに置いておくだけでセットアップできるので、導入後すぐに利用を開始できるでしょう。
knowledgeは情報の登録、評価やコメントなどのイベントを通知してくれます。そのため、情報の見逃しを防ぎやすくなるでしょう。
knowledgeの概要・実績・価格感
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会社名 |
要問合せ |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
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実績詳細 |
要問合せ |
Fleekdrive
※画像引用元：Fleekdrive
Fleekdriveのおすすめポイント
- ファイル管理やワークフロー等のルーティン業務が自動で実行可能
- 高度なセキュリティ設定で安全に文書管理できる
- スキャナ連携・複合機連携で紙文書を効率的にアップロード
Fleekdriveは、株式会社Fleekdriveが提供するオンラインストレージです。700社以上の企業に導入されています。
Fleekdriveの特徴は、毎日の単純作業を自動化できる点です。例えば、ファイルをアップロードするだけでPDFに変換され自動で送信したり、古いバージョンの文書を自動でバージョン管理したりできます。ファイル管理やワークフローを自動化し、利用者の負担を最小限に抑えられるでしょう。
Fleekdriveは高度なセキュリティ対策を行っています。システムはクラウドサーバー「AWS」を基盤としており、国内3箇所にデータを分散保管しています。災害といった不測の事態が発生しても、情報消失の心配はないでしょう。
さらにシステムには、アクセス制御や自動ウイルスチェックなどの機能も搭載されています。セキュリティ機能が充実しており、安心して機密文書を管理できるでしょう。
また、Fleekdriveはスキャナ連携・複合機連携できるのもポイントです。紙文書を電子化する際の作業を効率化できます。
Fleekdriveの概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社Fleekdrive |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
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実績詳細 |
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eValue V 2nd Edition ドキュメント管理
※画像引用元：eValue V
eValue V 2nd Edition ドキュメント管理のおすすめポイント
- ファイルサーバーまで横断的に文書を検索可能
- ファイルの更新履歴を管理できる
- 使い慣れたエクスプローラー感覚で文書を階層管理
eValue V 2nd Edition ドキュメント管理は、株式会社大塚商会が提供する統合型グループウェア（ワークフロー・ドキュメント管理・スケジューラ・コミュニケーション）の1つである文書管理システムです。
eValue V 2nd Edition ドキュメント管理の特徴は、ファイルサーバーまで横断的に文書管理できる点です。ファイルサーバー内に保管されている情報を検索し、必要に応じて活用できます。
またeValue V 2nd Edition ドキュメント管理は、フォルダごとに版管理機能の設定が行えます。ファイルの更新履歴を管理でき、最新版・旧版の内容や更新情報を手軽に確認できます。
eValue V 2nd Edition ドキュメント管理の使用画面は、エクスプローラーに似ているのも特徴です。普段からエクスプローラーを使用している企業なら、使い慣れた感覚で文書を階層管理できるのが魅力です。
eValue V 2nd Edition ドキュメント管理の概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社大塚商会 |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
要問合せ |
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実績詳細 |
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TOKIUM電子帳簿保存
※画像引用元：TOKIUM電子帳簿保存
TOKIUM電子帳簿保存のおすすめポイント
- 国税関係書類を99.9％と高い精度でデータ化が可能
- 受領代行のサポートが受けられる
- あらゆる取引書類を紐づけて管理
TOKIUM電子帳簿保存は、株式会社TOKIUMが提供する文書管理システムです。シリーズ累計で1,500社に導入されています。
TOKIUM電子帳簿保存の特徴は、国税関係書類を高い精度でデータ化できる点です。データ化精度は、2023年7月末時点で99.9％となっています。そのため、国税関係書類を正確に管理しやすいでしょう。
TOKIUM電子帳簿保存は、形式問わず請求書・契約書などを同社が代行で受け取り、全て代わりにスキャンします。紙文化の企業では、紙文書の量が多く、自社で電子化するとかなりの時間がかかるでしょう。その際にTOKIUM電子帳簿保存を利用すれば、スムーズにペーパーレス化を実現しやすくなります。
また、あらゆる取引書類を紐づけた管理も可能です。関連書類を紐付けることで、相互確認や検索を簡単にできるようになります。保管ファイルを探す手間がなくなり、業務の効率化につながるでしょう。
TOKIUM電子帳簿保存の概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社TOKIUM |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
要問合せ |
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実績詳細 |
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FileBlog
※画像引用元：FileBlog
FileBlogのおすすめポイント
- ファイルサーバー内をそのまま管理できる
- ファイル一覧・検索結果をサムネイルで一覧表示可能
- あらゆるデバイスと環境に対応
FileBlogは、株式会社鉄飛テクノロジーが提供する文書管理システムです。
FileBlogの特徴はファイルサーバーに特化したシステムであることです。ファイルサーバー内をそのまま管理でき、全文検索で必要な文書をスムーズに見つけられます。
また、ファイル内容をサムネイル（縮小版）画像で表示できるのもポイントです。視覚的にファイルを探せるため、文字だけよりも文書を探しやすくなります。
FileBlogはWindows・Mac・スマートフォン・タブレットに対応しています。さらに、クラウド（AWS）や仮想環境（VMWare）などでの稼働実績があり、企業の用途別に導入しやすいでしょう。
FileBlogの概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社鉄飛テクノロジー |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
要問合せ |
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実績詳細 |
要問合せ |
NotePM
※画像引用元：NotePM
NotePMのおすすめポイント
- テンプレートでマニュアル・ノウハウをWeb上で作成可能
- コメント・いいね！機能で、社内コミュニケーションが取りやすい
- レポート機能で人気ページ、貢献度の高い社員などを集計可能
NotePMは、株式会社プロジェクト・モードが提供する文書管理システムです。登録企業は7,000社以上あります。
NotePMの特徴は、Web上でマニュアル・ノウハウを簡単に作成できる点です。テンプレートが用意されており、必要な情報や機能を追加していくことで完成させられます。マニュアル・ノウハウを作成したことがない人でも、スムーズに作成できるでしょう。
また、システム内で社内コミュニケーションが取れるのもポイントです。「コメント・いいね！機能」を使うことで、他の人からの反応を確認できます。そのため、席が離れている従業員同士のコミュニケーションを活性化させられます。
NotePMは、活用状況のレポートの出力が可能です。「人気ページのランキング」「ナレッジ共有の貢献度が高い社員を集計」などを把握でき、ナレッジ共有・作成に活用できます。
NotePMの概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社プロジェクト・モード |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
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実績詳細 |
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SmartRead
※画像引用元：SmartRead
SmartReadのおすすめポイント
- 高精度なAIで文書の自動認識・読み取りを実施
- クラウド版とオンプレミス版を選択可能
- 個別オンボーディングや専用ポータルサイトなど、サポート体制が充実
SmartReadは、株式会社Cogent Labsが提供する文書管理システムです。
SmartReadの特徴は、AIを使用した文書の自動認識・読み取りが行える点です。99.2％の精度で文書をデータ化できます。AIで紙文書・文書画像からのデータ抽出を自動化することで、管理者によるデータの手入力作業を削減可能です。
SmartReadは、クラウド版とオンプレミス版の両方を選択できるのもポイントです。文書管理システムの中にはクラウド版のものが多いので、SmartReadを利用する際は自社の要望にあわせて導入できます。
また、SmartReadは充実したサポート体制が整っています。例えば、導入後は個別オンボーディングを受けられるので、システムの使い方を理解しやすく、スムーズに使いこなせるようになるでしょう。
SmartReadの概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社Cogent Labs |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
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実績詳細 |
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【契約書の管理】おすすめ文書管理システム5選
続いて、契約書の管理におすすめの文書管理システムを紹介していきます。
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システム名 |
おすすめポイント |
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LegalForceキャビネ |
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Ofigo契約書管理Fácil |
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Hubble |
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CLOUD CABINET |
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OPTiM Contract |
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LegalForceキャビネ
※画像引用元：LegalForceキャビネ
LegalForceキャビネのおすすめポイント
- AIによって自動で管理台帳を作成
- ⾃動リマインドで更新期限の見落としを防止できる
- 強固なセキュリティを確保して機密データを保護
LegalForceキャビネは、株式会社LegalOn Technologiesが提供する文書管理システムです。800社以上への導入実績があります。
LegalForceキャビネの特徴は、契約書をアップロードするだけで、AIが自動で管理台帳を作成する点です。契約者情報をAIが自動的に抽出するので、利用者が手作業で管理台帳を作成する手間がかからなくなります。さらに、AIが関連契約書の情報を提示してくれるので、紐付け登録すると契約書同士を相互参照できるのも魅力です。
また、契約書の更新期限の自動リマインドも設定できます。膨大な契約書があっても、更新期限が近いものを確認できるので、見落とし防止に効果的です。
LegalForceキャビネは、Googleが提供するクラウド（Google Cloud Platform）基盤に構築しています。さらに、第三者機関（GMOサイバーセキュリティ byイエラエ株式会社）による脆弱性診断を実施しており、外部からの侵入の対策を行っています。
LegalForceキャビネの概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社LegalOn Technologies |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
要問合せ |
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実績詳細 |
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Ofigo契約書管理Fácil
※画像引用元：Ofigo契約書管理Fácil
Ofigo契約書管理Fácilのおすすめポイント
- 2種類の紐付け管理機能で関連契約を瞬時に把握可能
- 原本のファイルを素早く確認しやすい
- アクセス制御で閲覧者を限定できる
Ofigo契約書管理Fácilは、株式会社CIJが提供する文書管理システムです。
Ofigo契約書管理Fácilの特徴は、2種類の紐付け管理機能がある点です。個別契約・覚書など親子関係の契約をツリー形式で管理する「親子関係の紐付け」、別ツリーにある親子以外の契約と紐付ける「親子以外の紐付け」の方法が用意されています。親子以外の紐付けでは、実体の文書が別の場所にあっても、片方を編集すると両方の文書に変更が反映されます。
また、システム上で原本ファイルを確認しやすいのもポイントです。契約書一覧に原本ファイルが添付されており、それをクリックすると瞬時に内容を確認できます。
Ofigo契約書管理Fácilには、アクセス制御機能があり、契約情報の閲覧者を限定できます。関係者以外のアクセスを防げるため、情報漏洩の効果が期待できるでしょう。
Ofigo契約書管理Fácilの概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社CIJ |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
要問合せ |
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実績詳細 |
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Hubble
※画像引用元：Hubble
Hubbleのおすすめポイント
- 契約書の作成から審査、管理まで、契約プロセスの一連を効率化
- 慣れ親しんだツールとの連携で契約業務の工数削減ができる
- 手厚いユーザーサポートで安心して導入しやすい
Hubbleは、株式会社Hubbleが提供する文書管理システムです。上場企業からスタートアップ企業まで幅広い企業が利用しており、サービス利用継続率が99.9％と非常に高くなっています。
Hubbleの特徴は、契約書の作成・審査依頼から、審査・締結、管理までの一連のプロセスを実行できる点です。契約プロセスにおいて、契約書のひな形、事業部門からの依頼方法が統一されていないと、確認作業にかかる時間が増えてしまいます。Hubbleを活用することで、プロセスの効率化が可能です。
Hubbleは電子契約をはじめ、Word・Excel・Gmail、Microsoft Teamsなど、さまざまなツールとの連携が可能です。慣れ親しんだツールを使いながら、契約業務の工数削減を実現しやすくなります。
またHubbleは、導入準備から運用開始後まで、カスタマーサクセスによる手厚いサポートが受けられる点もポイントです。運用中に出た課題もサポートしてもらえるので、初めて文書管理システムを導入する場合でも安心して利用できるでしょう。
Hubbleの概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社Hubble |
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主な機能 |
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価格感 |
※税込み価格は要問合せ |
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実績詳細 |
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CLOUD CABINET
※画像引用元：CLOUD CABINET
CLOUD CABINETのおすすめポイント
- 営業担当者から手厚いサポートが受けられる
- ステータス管理機能で紙原本の状況を素早く把握しやすい
- 手元に紙文書がなくてもリモートスキャンで素早く原本をアップロード可能
CLOUD CABINETは、寺田倉庫株式会社が提供する文書管理システムです。倉庫会社のノウハウを活用したシステムであり、契約書の管理件数は360万件、サービスの導入累計件数は2,500社あります。
CLOUD CABINETは導入に向けて営業担当者からのサポートを受けられるため、管理工数を削減しやすいのが特徴です。サポートを受けながら、社内の文書管理ルールを策定し、リスクを低減しながら導入できます。
また、ステータス管理機能で紙原本の管理がしやすいのもポイントです。システム上のステータスを確認するだけで、社内にある・倉庫で保管中・廃棄済などを素早く把握できます。
CLOUD CABINETにはリモートスキャン機能もあります。寺田倉庫に紙の原本を保管していても、リモートからスキャン依頼することで、離れた場所からでもシステム上にアップロードが可能です。そのため、本社と倉庫の文書のやり取りを効率化しやすいでしょう。
CLOUD CABINETの概要・実績・価格感
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会社名 |
寺田倉庫株式会社 |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
要問合せ |
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実績詳細 |
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OPTiM Contract
※画像引用元：OPTiM Contract
OPTiM Contractのおすすめポイント
- AIが台帳記入を行い作業時間の短縮につながる
- AIによる自動通知で管理ミスを削減可能
- 契約関連資料をまとめて管理しやすい
OPTiM Contractは、株式会社オプティムが提供する文書管理システムです。
OPTiM Contractの特徴は、AIが自動で台帳記入を行う点です。さらに、紙スキャンデータの抽出にも対応しているので、契約書の内容を台帳に記入する手間を省けるでしょう。
また、AIによって契約書の管理ミスを削減できるのもポイントです。AIが抽出した契約終了日に基づいて、担当者と責任者に自動通知します。契約終了の見逃しを防止し、スムーズに契約更新の準備を進められます。
OPTiM Contractは契約書に加えて、関連資料もまとめて管理が可能です。契約書と資料が別の場所にあると、探す手間がかかってしまいます。契約書と資料をまとめて管理すれば、契約内容やプロジェクト内容などを素早く把握できます。
OPTiM Contractの概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社オプティム |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
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実績詳細 |
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【文書の社内外管理】おすすめ文書管理システム4選
ここからは、文書の社内外管理におすすめの文書管理システムを紹介します。
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システム名 |
おすすめポイント |
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WisebookONE |
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Box |
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Working Folder |
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コワークストレージ |
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WisebookONE
※画像引用元：WisebookONE
WisebookONEのおすすめポイント
- 会社の書類やカタログをPDFから電子ブック化
- 文書の一般公開と限定公開のどちらかを設定可能
- 文書のデータ分析でコンバージョンUPが期待できる
WisebookONEは、株式会社ビーガルが提供する文書管理システムです。
WisebookONEの特徴は、会社の書類やカタログ、チラシ、フリーペーパーなどをPDFから電子ブック化できる点です。作業はPDFをアップロードするだけなので、専門知識がなくてもすぐに電子ブックを作成できます。会社の書類はもちろん、チラシやカタログなどを電子化したい場合に適しています。
資料は「一般公開」「限定公開」を分けて設定が可能です。多くの人に閲覧してもらいたいチラシやカタログなら一般公開、社内向けや一部の顧客向けなら限定公開といった使い分けをすることで、情報漏洩に気をつけながら資料を共有できるでしょう。
また、電子ブックはデータの分析が可能です。例えば、いつ誰が閲覧したか、ページのどこに注目したかなどの情報を確認できます。電子ブックに対する反響を把握し、改善に役立てられます。
WisebookONEの概要・実績・価格感
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会社名 |
株式会社ビーガル |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
【パブリッククラウド（共有）サービス】
【プライベートクラウド（専用）サービス】
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実績詳細 |
要問合せ |
Box
※画像引用元：Box
Boxのおすすめポイント
- 容量無制限で大量データを管理できる
- 1,500以上のアプリとの統合で業務の生産性を高められる
- 強固なセキュリティ対策で情報漏洩・サイバー脅威検知を実現
Boxは、アメリカのBox社が提供するオンラインストレージです。10万以上の企業に導入されています。
Boxの特徴は、ビジネスプランのストレージ容量が無制限になっている点です。大容量のデータを保管しても、追加料金がかかりません。そのため、大容量のファイルが多い企業に適しています。
Boxは1,500種類以上のアプリと統合が可能です。例えば、GoogleやMicrosoft Teamsなどの業務アプリ、Oktaといったセキュリティソリューションも統合できます。社内のさまざまなアプリを統合させることで、データ管理を効率的に行えます。
Boxは強固なセキュリティ対策を実施しているのもポイントです。ファイル保管・転送時の暗号化、悪意のあるコンテンツの検知などの機能があります。
Boxの概要・実績・価格感
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会社名 |
Box社 |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
【個人・チーム向け】
【ビジネスプラン】
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実績詳細 |
要問合せ |
Working Folder
※画像引用元：Working Folder
Working Folderのおすすめポイント
- ドラッグ＆ドロップの操作で簡単に文書のアップロード・ダウンロードが可能
- 複合機との連携でドキュメントを効率的に管理
- 柔軟な文書公開・文書受け取りで安全に文書を共有できる
Working Folderは、富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する文書管理システムです。
Working Folderの特徴は、文書をドラッグ＆ドロップでアップロード・ダウンロードできる点です。システムを使用する際に難しい操作がないので、初めて利用する人でも安心して使えます。
Working Folderを提供する富士フイルムビジネスイノベーション株式会社は、複合機の販売も行っています。同社の複合機とWorking Folderを連携させることで、FAX送信元情報を文書名に自動付与、複合機へのFAX送信指示などが可能です。文書の活用方法が広がるため、同社の複合機を利用している企業に適しています。
Working FolderのIDを持たないユーザーは、メールで通知された限定URLから特定ファイルのみにアクセスが可能です。さらに、IDを持たないユーザーをWorking Folderにファイル登録すると、ファイルの受け取りもできるようになります。そのため、特定の人に特定のファイルのみ共有できるので、情報漏洩対策になります。
Working Folderの概要・実績・価格感
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会社名 |
富士フイルムビジネスイノベーション株式会社 |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
要問合せ |
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実績詳細 |
要問合せ |
コワークストレージ
※画像引用元：コワークストレージ
コワークストレージのおすすめポイント
- デスクトップ感覚で使えるほど、操作がしやすい
- 国内データ保管、強固な情報セキュリティを実現
- 目的に応じた3つのフォルダで簡単に文書を管理
コワークストレージは、東日本電信電話株式会社（NTT東日本）が提供する文書管理システムです。累計15,000契約を突破しています。
コワークストレージの特徴は、デスクトップ感覚で使えるほど高い操作性を備えている点です。コワークストレージの画面は、Windowsエクスプローラーに似たような設計です。そのため、初めての利用でも迷わず操作しやすくなっています。
コワークストレージは、国内データ保管をしているのもポイントです。国内の企業がデータを保管し、かつクラウドサービスに関する情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格「ISO/IEC27017」を取得しています。
また、ファイルデータの暗号化による情報漏洩防止、ランサムウェア対策による外部からの攻撃への対処も充実しています。これらのことから、安心してシステムを利用できるでしょう。
コワークストレージは、社内共有・個人用・外部共有と目的に応じた3つのフォルダの使い分けが可能です。個人単位で文書の管理をしやすくなっています。
コワークストレージの概要・実績・価格感
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会社名 |
東日本電信電話株式会社 |
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主な機能 |
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価格感 ※税込み |
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実績詳細 |
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文書管理システムを導入するメリット
ここからは、文書管理システムを導入するメリットを紹介していきます。
必要な文書を探す手間を省ける
文書管理システムは、文書管理を効率化するためのさまざまな機能を備えています。例えば絞り込み検索機能を利用すると、細かい条件を設定して文書を探すことが可能です。文書の作成期間・カテゴリー・タグなどで絞り込めるので、必要な文書を素早く見つけられるでしょう。
またよく閲覧する文書をブックマークする機能を活用することで、システム内を検索する手間を省けます。
文書の共有がしやすい
文書管理システムに登録した文書は、デジタル化されシステム上に保管されます。システムにアクセスすればデータを閲覧できるため、場所を問わず社内の従業員と文書共有がしやすいでしょう。社外に共有する際は、メールにファイルを添付しなくても、特定のファイルにアクセスするURLを発行して伝えれば文書共有が可能です。
スムーズに承認できる
文書管理システムにワークフロー機能がある場合、システム上で文書の申請や承認が行えます。上司の承認をもらう際に、メールにファイルを添付して回す必要はありません。また、システム上でワークフローの状況をリアルタイムで確認できるため、承認が止まっている人に対して催促しやすくなるでしょう。
文書の管理コストが削減できる
紙で文書を管理する場合、インク代、トナー代、用紙代、保管スペース代などがかかります。しかし、文書管理システムはオンラインで文書を管理するため、紙の文書管理にかかるコストの削減につながります。
セキュリティ対策ができる
紙で文書を保管する場合、紛失や漏洩などが発生する恐れがあります。
文書管理システムのアクセス権設定を使えば、特定のユーザーのみ文書にアクセスできます。さらに、ログ管理機能を使うと、誰がいつシステムにアクセスして、何の文書を閲覧したのかを把握可能です。
文書のセキュリティ対策ができ、情報漏洩を防ぐ仕組みの実現につながるでしょう。
文書管理システムを導入する際のデメリット
最後に、文書管理システムを導入するデメリットを紹介します。
導入・運用コストがかかる
文書管理システムは、導入時や運用時にコストがかかることに注意しましょう。文書管理システムによっては、月額料金のみで利用できるケース、初期費用と月額料金の両方がかかるケースがあります。導入前に、かかるコストを算出して、自社の予算を満たすものを選定してください。
なお文書管理システムによっては、無料プランや無料トライアルを利用できますので、必要に応じて活用しましょう。
文書管理の運用ルールの見直しが必要になる
文書管理システムを導入する際に、社内ルールが決まっていないと、従業員がどのように文書を管理するのかわかりません。文書の管理が複雑になり、必要な情報を見つけられなくなる可能性があります。導入時に、運用ルールを明確にし、社内に浸透させなければなりません。
移行に時間がかかる
文書管理システムの導入後は、紙の文書をデジタル化していきます。紙の文書の量が多いほど、文書の移行に時間がかかってしまいます。導入時は先に重要な書類のみ文書管理システムに登録して、他の文書は後から登録したり、少しずつ計画的に進めたりしましょう。
【まとめ】文書管理システムを紹介しました
ここまで、おすすめの文書管理システムや選ぶポイントなどを紹介しました。文書管理システムを利用することで、文書を探す手間がかからなくなり、業務で活用しやすくなります。国内外からさまざまな文書管理システムが提供されているので、自社の用途にあうものを導入しましょう。本記事を参考に、文書管理システムの導入を検討してみてください。
